ペーパーレス化事務所への道
※※※※※※※※ ペーパーレス化事務所への道 ※※※※※※※※
会計事務所は机の上や書類棚に大量の書類があるというイメージがありますが、ペーパーレス化へ向けて、少しずつではありますが動き出しました。クライアントに渡す書類などをペーパーレス化するのは現状では無理ですが、所内の書類をペーパーレス化することはちょっとした工夫で簡単にできます。ここでは事務所のペーパーレス化への過程について掲載しています。
ペーパーレス化のために役立つ媒体
①マルチモニター
②東芝 複合機 e-STUDIO 281c
③電子ファイリングソフト「楽２ライブラリ」
④無線LAN
⑤NASシステムによる常時バックアップ
①～⑤により、より快適なペーパーレス事務所を目指します。
 ①まずはモニターから…。
 ペーパーレス化のまず第一歩と言えるのがモニターのマルチ化です。
使わなくなったパソコンのモニターでも構いませんので、ぜひ今、使っているパソコンに繋いでみてはいかがでしょうか？
うちの事務所にはノートパソコンしかなかったため、別途にモニターを2万円前後で購入しました。
XP以降のノートパソコンでは画面のプロパティで簡単にマルチモニターの設定ができます。
マルチモニター化により、これまで一つの画面上でウィンドウを前後にしながら作業していたのですが、二つの画面でそれぞれ別のウィンドウを同時に見ることができるので、作業効率が上がります。(^O^)
ペーパーレス化への貢献度：☆☆☆☆☆
※IOデータ：http://www.iodata.jp/product/lcd/square/lcd-a155g2/index.htm ②東芝 複合機 e-STUDIO 281c
 複合機の導入によりFAX文書の受信・送信だけでなくスキャナーにより事務所資料をペーパーレス化できます。カラーコピー機なので、スキャナーもカラーでできます。
ⅰ．大量に送られてくる広告FAXについても、PDFファイルに変換されますので、パソコン画面でプレビューアイコンで不要と思えるものは紙に出さずにそのまま削除できます。
ⅱ．受信したFAXについてもパソコン上で「楽２ライブラリ」を使って、記入欄に入力、紙に出さずにそのまま返信できます。
ⅲ．クライアントの資料等についてもコピー感覚で簡単にスキャナーでき、データとして保存することができます。
ⅳ．意外に便利なのは、訪問先で必要な資料をそのまま事務所へFAXすることによって、PDFファイルでデータ保存できます。
事務所をペーパーレス化することによって複合機の導入メリットがさらに大きくなると思います！！
ペーパーレス化への貢献度：☆☆☆☆☆
※東芝複合機：http://www.toshibamfp.net/mfp/prod/e-studio/281c/index.html ③電子ファイリングソフト「楽２ライブラリ」!!
 実のことを言うと…。複合機に添付されてきたソフトで暫くの間、使っていませんでした。(^_^;)
しかし、昨年から当事務所でもほぼ全ての関与先の税務申告について電子申告が当たり前のように行われるようになり、税務署において業務の効率化、人件費の削減に寄与しているといわれながら、当事務所においてほとんどメリットが感じられませんでした。
そんな中、申告書類がペーパーレス化の次は、事務所内文書のペーパーレス化をすべきという話に一念発起、ペーパーレス事務所を目指すことになりました。
そうした時に、うちにも電子ファイリングソフトがあった！！
複合機と親和性の高い方がいいのではということで「楽２ライブラリ」を使ってみることにしました。
某メーカーのファイリングシステムほど使い勝手は良くないよという助言もありつつ、紙のファイルのような親しみやすいところに視覚的な安心感があります。
高度な処理を求めていないこともあり、また、電子ファイルのセミナーの講師をさせていただく度に、これまで疑問に思っていたことやこうなって欲しいという希望がどんどん改善されてきているところにも魅力を感じています。
機能的には十分と思いますので、あとは業務フローを工夫することによって電子ファイルを徹底的に使いこなせるような仕組みづくりを作りあげなければなりません。
ペーパーレス化への貢献度：☆☆☆☆☆
楽２ライブラリ：
http://www.pfu.fujitsu.com/raku2library/personal/  書類棚にファイルが収まっている感じで親しみが持てます。  書棚のファイルをダブルクリックすると、選んだファイルが展開され、紙のファイルをめくるように見ることができます。インデックスを作成すると探したい場所を簡単に見つけることができます。  開いたファイルに付箋やラインマーカー、文字の書き込みができます。また○や□囲い、日付を入れたりしたいろいろなスタンプなんかも作成でき、好きな場所に押すこともできます。
④事務所内のどこでもサーバーにつながる！！ とっても便利な「無線LAN」！！
 無線LANについては、4年前のOMSサーバー導入から考えていたのですが、セキュリティの面と通信速度、安定性の問題から涙をのんで見送らざるを得ませんでした。
しかし、今回のOMSサーバーの入替えの際にはいろいろな技術の進歩？のためかTKCさんもすんなり「無線LAN」の導入には協力してもらえました。(^_^)
無線LANの唯一の欠点といえるのは通信速度が優先に対してちょっと遅いかなということぐらいです。
逆にメリットは…。
①机の下にいっぱい這いずり回っていた大量のLANケーブル、ルーターが一掃！！
サーバーと机、机と机の間にあったLANケーブルが歩く時に引っ掛かったりしましたが、これがすっきり！！
OAフロアにせずに済みました。(^.^)
②２階に発信機があるのですが、３階の別フロアにおいても電波は十分届くので、事務所内ではどこでもデータを見ることができます。
OMSや「楽２ライブラリ」のデータがパソコン１台でどこでも見られるようになったため、重い紙ファイルを持ち出さなくてもパソコン１台でOKです。
ペーパーレス化への貢献度：☆☆☆
※無線LAN アクセスポイント：http://www.planex.co.jp/product/bwave/gwap54sgx.shtml ⑤NASシステムによる常時バックアップ
 これまでサーバーのデータのバックアップはDATテープに毎朝、サーバーが立ち上がってから１時間かけて行っていました。
NASシステムの導入により作成したデータをサーバーに保存した瞬間からミラーリングが行われ、NASに保存されるとか…。
なので、毎朝のバックアップ用のDATテープの交換作業がなくなりました。
それと６０日分近い過去データを世代管理できるため、必要なデータをさかのぼって取り出すことが可能になります。
過去に遡ってデータを復元しなくて済むに越したことはないのですが、有事の時のための備えです。
ペーパーレス化への貢献度：☆
NASサーバー：http://www.magnia.toshiba.co.jp/dmsn/iaserver/magnia/lite40snas/index.htm まずはやってみましょう！ (^_^)
以上のような感じで、ペーパーレス化へのハード面の環境は整ったと思いますが、ソフト面の環境の充実がこれからの課題です。
会計事務所の業務フローにそって、社内でのメールや掲示板の活用などまだまだやらなければならないことはまだまだあります。
|
