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我が事務所の取り組み2016

事務所には複数の委員会があり、所内の様々な事柄を所長と相談し職員が執り行っています。研修委員会、親睦委員会、旅行委員会、車輌委員会、資料作成委員会等。

2010年にその委員会に新しく加わった「改善運動委員会」では、アンケートをとり事務所をより良くするにはどうしたらいいかを、所長はじめ職員が1人1点 委員会に提出し  テーマを決め重点的に取り組んできました。

それぞれの委員会は7月からを新年度として毎年メンバーが替わります。7度目の改善運動委員会の1年を掲載します。

7月

 挨拶の励行
 ・以前からの取り組みです。最初は意識して行っていても、次第に声が小さくなりがちです。来訪される方にはもちろんのこと、所内でもお互い大きな声で気持ちよく挨拶を!        

8月


毎月1日に夕方1時間一斉に書類整理を行う(書庫整理と各自の机周り)

・書類は毎日、毎月、毎年、管理や処分をしないと事務所内は書類であふれてしまいます。年末だけ、各自時間を見つけてというやり方だけでは、なかなか進みません。

・保存年数と保存方法を統一し期限後の書類も速やかに処分します。



トイレのタオルを使い捨てペーパーにする
・女性職員が交替で洗っていましたが、衛生面を重視しました。 


玄関の電気を終日つけておく
・来訪される方をいつも明るくお迎えするために。

9月

休暇中、外出時の書類の置き方の見直し、所内での統一~クリアケースと書類箱の利用    
・休暇中の書類は、机上ではなく書類箱に入れます。

・電話・伝言メモが風等により飛んでしまうことがあるので、小さなメモはクリアケースに入れています。


座席替え・配置換え

机の向きも替え、それぞれ配置換えをしました。

・事務所においでくださる方は、かなり配置が変わったことに驚かれ、また一斉に立ち上がってご挨拶をすると、視線を感じて緊張する、恐縮するとおっしゃる方もいらっしゃいます。こちらも取り組みのひとつですので、どうぞよろしくお願いいたします。


入口、玄関先に花を毎週飾る
・明るくお客様をお迎えしたいと思います。



11月

1日中音楽をかける  
・ここ何年間は、委員会の取り組みとして、朝と昼休みは、元気のでる音楽や、癒やし系の音楽をかけています。音楽はその年度の委員のセンスで選んでいます。

・今回1日中音楽をかけるという提案があり、委員会で数日実施してみました。