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販売活動管理のシステム化

                             経営コンサルタント
                             永田会計事務所顧問 志村 和次郎

企業活動の根幹は販売の流れに沿い、そこに関わるあらゆる情報、すなわち見積、受注、商品(サービス)の出荷(提供)と納品、検収、請求、入金などを統合的にマネジメントし、業務効率を図ることである。そのやり方は規模、業種、業態によって多種多様であり、伝票一つとっても同業の他社と比較し、似ているようで実際は少し異なるという具合である。クライアント・サーバー型やパソコン専用の業務パッケージソフトは多く出回っている。自社の戦略販売、販売情報管理を確立し、業務改善と効率化を進めるには、自社に合ったシステムの導入が不可欠である。少しでも使いやすさを追求してするとなると、自社用にオリジナルソフトを開発することになるが、TKCの「戦略販売・購買情報システム(SX4)」の選択も一策である。
 何(商品・サービス)を、どこ(顧客)に、どれだけ(数量)、いつ(納品・検収日)、いくら(価格)で売ったか、その代金の回収は(請求・入金)・・。
 中小企業では、一般的に、どこまでが定型業務で、どこからが非定型業務か区別して考えていないのが実状であるし、むしろ定型的な日常ルーチンワークの延長線上に、管理業務や意思決定業務があると考えてよいだろう。
 営業活動の業務をとってみても、見積り業務、得意先台帳の作成、検索、DM発行、売上管理、仕入、発注管理、在庫管理、債権管理という具合に、データ入力、文書作成からデータベースの構築、そして、その活用のための分析、管理表の出力まで、さまざまの仕事がある。できればこのような業務を切り放さないで一貫して処理できれば、それにこしたことはない。営業マンなどが、クラウドを活用したノートパソコン、タブレット端末さらにスマホを利用して、データのやり取りを行うことも増えてきた。
 これらの販売活動を具体的な実施計画に基づき、実際の販売活動に具現化し、実行に移されなければならない。そして実行段階では常にプロセスでの行動管理と迅速な異常処理アクションが欠かせない。
 以前にこの欄で、PDCAの業務改善で述べたが、結果で判断しようとせず、情報技術を駆使して、常にプロセスで異常を発見し、手順や業務を組立直すことである。また標準化された1つの手順では例外処理を含めて対応できないので、プロセスに複数の手順を設けておき、適宜どの手順にするか、迅速な対応を行うことである。
 販売活動にともなう日常ルーチンワークはスマホ、携帯端末さらに無線通信ターミナルの活用によって、単に事務処理だけでなく、行動計画に対する実績管理が可能になっている。
内部の部門間にまたがる情報をデータベースから、相互に活用フィードバックすることで、営業担当者に貴重な生きた情報を提供する。
 そして、販売活動管理では、行動計画そのものを販売管理、業績管理と連動させた統合情報システムを考える必要がある。営業マン1人1人がICTを使って、日常の営業データの入・出力を行ったり、見積書からいつでも売上が予測できるようにするなど、販売活動情報を収集し、営業成果に結びつけ、営業活動データを基にしたプロセス管理を行ないながら、行動するといった方法がベターである。
 入力業務が簡略化され、人為的なミスも少なくなるようにし、営業拠点にあるコンピュータとデータベースの共有化をはかり、商品情報、販売情報の活用により、見積り、請求業務等の即効性のある営業支援を可能にすることである。
 商品の在庫管理や仕入時の購買履歴なども統合すれば、さらなる全社的な作業の効率化やコスト削減も可能になる。
 改善を要するシステムの機能は以下の通りである。
  ➀リアルタイムに情報を共有化する。
  ➁行動予定等プロセスを重視した販売活動を可能にする。
  ➂見積書の作成、在庫情報の提供等、セールスツールを充実させる。
  ④ルーチンワークの効率化とスピードアップ
  ➄ セキュリティーへの配慮
 以上、多少欲をかいたシステム化の過程を述べたが、TKCのSX4システムで多くが解決することもあり、綿密な連携が必要であろう。
 そして単に販売管理の効率化だけでなく、PDCAのツールとして、マーケティング戦略の立案、業績管理、販売実績管理につなげ、異常処理、タイムリーな軌道修正、意思決定に役立てることが肝要である。

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